Конфиденциальное уничтожение документов

в Красноярске

Когда срок хранения документов заканчивается, их нельзя просто выбросить в мусор. В бумагах часто остаются персональные данные, сведения о сотрудниках, договорах, финансах и контрагентах. Правильная утилизация помогает сохранить конфиденциальность и избежать претензий при проверках.

Ниже — короткая и практичная схема, как обычно организуют уничтожение документов, какие акты оформляют и на что обратить внимание.

1) С чего начать: какие документы можно уничтожать
Перед уничтожением важно убедиться, что:

• срок хранения действительно истёк (по номенклатуре дел, внутренним регламентам и действующим перечням);
• документы не нужны для текущих задач, аудита, споров, проверок;
• в деле нет бумаг с разными сроками хранения (такое встречается часто — тогда дело расшивают и сортируют документы отдельно).

Если сроки хранения по отдельным бумагам непонятны (например, редкие внутренние формы), их сначала определяют: сопоставляют с перечнями, а при необходимости запрашивают разъяснения у профильных специалистов/архивистов.

2) Зачем нужна экспертная комиссия
Уничтожение “по акту” — это не формальность. Обычно руководитель назначает экспертную комиссию, которая:

• проводит экспертизу ценности и отбор документов;
• выявляет ошибки подшивки (разные сроки хранения в одном деле);
• отделяет оригиналы от копий/дубликатов;
• принимает решение по документам, где текст повреждён (подлежит восстановлению или можно списывать).

Результат работы комиссии фиксируют протоколом (в свободной форме).

3) Акт на выделение к уничтожению (основной документ)
После отбора составляют акт типа «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению». В него обычно включают:

• период (за какие годы документы);
• индекс/номер дел по номенклатуре или описи;
• количество дел (или вес/объём);
• срок хранения;
• итоговое количество единиц к уничтожению;
• ссылки на протокол комиссии.

Важный нюанс по датам: документы включают в акт не “сразу после окончания срока”, а обычно с нового календарного года, чтобы не уничтожить раньше положенного.

4) Если речь о бухгалтерских документах
По бухгалтерской и налоговой документации часто действует правило минимум 5 лет хранения для первички, регистров, отчётности и документов, подтверждающих расчёт налогов и взносов.
Если у компании были убытки, переносимые на будущие периоды, подтверждающие документы обычно хранят дольше — до окончания периода переноса.

5) Как уничтожают документы после акта
Способ может быть разным, но ключевое требование одно: исключить восстановление данных. На практике используют:

• промышленное измельчение (шредирование/дробление);
• передачу на утилизацию/переработку специализированной организации;
• уничтожение с контролем ответственного лица.

При передаче стороннему исполнителю корректно оформляют передачу (накладная/акт приёма-передачи: количество дел и/или вес).

6) Акт о факте уничтожения (подтверждение)
Отдельно фиксируют сам факт уничтожения: составляют акт уничтожения в свободной форме, где указывают:

• дату и место;
• объём/количество уничтоженного;
• способ уничтожения;
• ответственных лиц и подписи.

7) Электронные документы: тоже по акту
Если документы хранятся в электронном виде, их нельзя “просто удалить”. Правильный подход:

• отбор комиссией и акт;
• уничтожение так, чтобы данные нельзя было восстановить (удаление + безопасная перезапись/уничтожение носителя при необходимости);
• учёт всех копий и дубликатов.

Услуга уничтожения документов в Красноярске
Если вы хотите организовать конфиденциальное уничтожение документов с оформлением документов (договор, акты), обращайтесь в компанию «Бумажник»: +7 (391) 215-05-33.